Ajánlatkérés vagy kihallgatás?

Már csak az általános iskolai bizonyítványod hiányzik. Te egy kérdést szerettél volna feltenni. Az oldal szerint viszont előbb össze kell állítanod egy kisebb pályázati anyagot.

Vajon hány érdeklődő jut el a küldésig? És hányan döntenek úgy félúton, hogy ennyire azért nem sürgős?

„De nekünk ezek az adatok kellenek!”

Érthető. Szeretnéd tudni, ki keres meg, mit akar, mikorra szeretné, és mennyit szán rá. Minél több információ érkezik, annál könnyebb felkészülni a válaszra. Csak közben az érdeklődő még az első lépésnél tart. Azt próbálja kideríteni, tudsz-e neki segíteni egyáltalán. Ebben a helyzetben elég merész elvárás, hogy már minden részletet pontosan megadjon. Egy weboldalt kereső vállalkozó például lehet, hogy tudja, mi bosszantja a jelenlegi oldalán, de azt már kevésbé, milyen rendszerre, integrációra vagy funkcióra lenne szüksége. Ha ezek közül kötelező választania, vagy találomra kattint, vagy feladja. Egyik sem különösebben jó alap a közös munkához.

Az első üzenethez mennyi adat kell valójában?

Ez attól függ, mire szolgál az űrlap. Egy egyszerű érdeklődéshez sokszor elég a név, egy elérhetőség és néhány mondat a kérdésről. Egy részletes kalkulációhoz természetesen több adat kellhet. A probléma ott kezdődik, amikor ugyanazt a hosszú űrlapot kell kitöltenie annak is, aki kész tervvel érkezik, és annak is, aki csak azt kérdezné: „Ilyesmivel foglalkoztok?  Érdemes minden mezőnél feltenni egy egyszerű kérdést: mihez használjuk ezt az információt az első válasz előtt? Ha semmihez, lehet, hogy később is ráér elkérni. A számlázási cím például fontos lesz, amikor számlázol. Attól még nem biztos, hogy már a bemutatkozásnál szükséged van rá.

A csillag nem dekoráció

Egy mezőt kötelezővé tenni egyetlen beállítás. A látogató oldalán viszont azt jelenti: amíg ezt nem válaszolod meg, nem beszélünk. Ez különösen kellemetlen olyan kérdéseknél, amelyekre még nincs válasza.

„Mekkora költségkerettel rendelkezel?” Jogos kérdés. De lehet, hogy éppen azért keres szakembert, mert szeretné megtudni, milyen összeggel érdemes számolnia.

„Mikor indulna a projekt?” Talán az ártól, a lehetőségektől és a te kapacitásodtól is függ.

Egy „Még nem tudom” lehetőség ilyenkor meglepően sokat segíthet. Ahogy az is, ha bizonyos mezők opcionálisak. Így az adhat részletes választ, aki már tud, a többiek pedig tovább tudnak lépni.

„Írd le az igényeidet.” Kösz, ezzel sokat segítettél.

Egy üres szövegmező előtt könnyű lefagyni. Milyen részletesen írjak? Mi számít fontosnak? Kinevettek, ha rosszul nevezek valamit? Elég annyi, hogy kellene egy webshop? Néhány konkrét kapaszkodó sokkal használhatóbb megkereséseket hozhat. Weboldalfejlesztésnél például segíthet egy ilyen útmutatás:

„Írd meg, mivel foglalkozik a céged, van-e már weboldalad, és mit szeretnél az új oldalon elintézni vagy bemutatni.”

Ebből már érti az érdeklődő, hol kezdje. Neked pedig nagyobb eséllyel érkezik olyan információ, amivel dolgozni is tudsz. Ugyanez igaz a választási lehetőségekre. Ha egy menüpont megértéséhez előbb rá kell keresni a benne szereplő szakkifejezésre, akkor van még dolgunk a megfogalmazással.

Mobilon hamarabb elfogy a lelkesedés

Asztali gépen még vállalhatónak tűnhet tíz mező. Telefonon, két megálló között már más a hangulat. Folyton felugrik a billentyűzet. A legördülő menü nehezen kezelhető. A hibaüzenet valahol felül jelenik meg, miközben a küldés gombot nyomogatod alul. Aztán az oldal elveszíti a beírt szöveget. Ezen a ponton kevés ember mondja azt, hogy „sebaj, kezdem elölről”. Inkább bezárja. Az űrlapot ezért tényleges kitöltéssel is érdemes kipróbálni telefonon. Mi történik hibás e-mail-címnél? Egyértelmű, hol kell javítani? Megmaradnak a már beírt adatok? Látszik, ha sikerült az elküldés? Ezek apróságnak tűnhetnek, amíg éppen egy leendő ügyfeled nem akad el rajtuk.

A hosszabb űrlapnak is lehet helye

Van olyan szolgáltatás, amelynél indokolt előre részletes információt kérni. Egy összetett ajánlat összeállításához vagy egy konkrét feladat felméréséhez valóban szükség lehet rá. Ilyenkor mondd el, miért kéred az adatokat, és mit kap cserébe az érdeklődő. Ha a kitöltés alapján már érdemi kalkulációt vagy célzott javaslatot tudsz adni, annak látható értéke van. Egy hosszabb folyamatot több, logikus lépésre is lehet bontani. Fontos, hogy közben kiderüljön, hol tart a kitöltő, és mennyi van még hátra. Senki sem örül annak, ha az „utolsó kérdés” után újabb nyolc mező érkezik.

Jó megkereséseket szeretnél? Segíts jól kérdezni.

Egy rövid űrlap önmagában nem garantál több ügyfelet. Ahogy a hosszú sem biztosítja, hogy kizárólag komoly érdeklődők jelentkeznek. A használható megoldáshoz tisztázni kell, mit szeretnél megtudni, és az ügyfél mit tud ebből reálisan megválaszolni az első kapcsolatfelvételnél. A VCODE-nál az ajánlatkérő felületeket is a vállalkozás működéséhez igazítjuk: milyen adatokat kérjenek, hogyan vezessék végig az érdeklődőt, és mi történjen a beküldés után.

Ha a saját űrlapodat nézve neked sincs kedved kitölteni, érdemes beszélnünk róla. Lehet, hogy néhány jól megválasztott kérdés többet segítene, mint még öt kötelező mező.